Abmahnung unwirksam? Diese Fehler machen Arbeitgeber häufig

Um zu verstehen, wann eine Abmahnung unwirksam ist, hilft ein Blick auf ihren Zweck. Die Abmahnung soll Ihnen eine Chance geben, Ihr Verhalten zu ändern, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird. Das folgt aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz und für Dauerschuldverhältnisse aus § 314 Abs. 2 BGB. Damit sie diesen Zweck erfüllen kann, muss sie drei Funktionen erfüllen:

Häufig wird zusätzlich eine Dokumentationsfunktion genannt: Die Abmahnung hält fest, dass ein Vorfall stattgefunden hat. Für ihre Wirksamkeit entscheidend sind aber die drei oben genannten Funktionen.

Der häufigste Mangel ist fehlende Bestimmtheit. Der Arbeitgeber muss das beanstandete Verhalten so genau beschreiben, dass Sie wissen, was Sie künftig anders machen sollen. Wertungen wie „Sie sind unzuverlässig“, „Ihre Arbeitsweise ist mangelhaft“ oder „Sie kommen ständig zu spät“ genügen dafür regelmäßig nicht.

Bestimmt ist eine Abmahnung dagegen, wenn sie etwa festhält: „Am Dienstag, [Datum], haben Sie Ihre Arbeit erst um 9:20 Uhr statt um 8:00 Uhr aufgenommen, ohne die Verspätung vorher anzukündigen.“ Datum, Uhrzeit und das konkrete Verhalten machen den Vorwurf überprüfbar – für Sie und für ein Gericht.

Eine Abmahnung darf nur auf zutreffenden Tatsachen beruhen. Waren Sie am fraglichen Tag im Urlaub, lag eine Krankmeldung rechtzeitig vor oder hat ein Kollege den Fehler verursacht, ist die Abmahnung unberechtigt. Im Streitfall muss der Arbeitgeber die Richtigkeit seiner Vorwürfe beweisen.

Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und trifft auch nur einer nicht zu, ist sie nach ständiger Rechtsprechung insgesamt aus der Personalakte zu entfernen. Wie Sie das durchsetzen, beschreibt der Ratgeber Abmahnung aus der Personalakte entfernen.

Manchmal stimmt der Sachverhalt, aber die rechtliche Bewertung nicht. Eine Abmahnung setzt voraus, dass Sie gegen eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis verstoßen haben. Daran fehlt es zum Beispiel, wenn Sie eine rechtswidrige Weisung nicht befolgt, ein gesetzliches Recht wahrgenommen oder sich zulässig über Missstände beschwert haben. Benachteiligt der Arbeitgeber Sie, weil Sie in zulässiger Weise Ihre Rechte ausüben, verstößt das gegen das Maßregelungsverbot des § 612a BGB.

Auch Umstände, die Sie nicht steuern können, sind nicht abmahnfähig. Eine Krankheit an sich ist keine Pflichtverletzung – anders als etwa eine verspätete Krankmeldung.

Eine Abmahnung muss deutlich machen, dass im Wiederholungsfall der Bestand oder Inhalt des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Das Wort „Kündigung“ muss nicht zwingend fallen, die Konsequenz muss für Sie aber klar erkennbar sein. Formulierungen wie „Im Wiederholungsfall müssen Sie mit einer Kündigung rechnen“ erfüllen die Warnfunktion. Ob allgemeine Hinweise auf „arbeitsrechtliche Konsequenzen“ ausreichen, wird in der Rechtsprechung nicht einheitlich beurteilt und hängt vom Gesamtzusammenhang ab. Fehlt eine Warnung ganz, liegt nur eine Ermahnung vor – sie kann eine spätere Kündigung nicht vorbereiten.

Auch eine Abmahnung muss in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen. Arbeitgeber haben hier allerdings einen recht weiten Spielraum, und Gerichte prüfen mit einer gewissen Zurückhaltung. Unverhältnismäßig ist eine Abmahnung vor allem bei ganz geringfügigen Verfehlungen ohne jedes Gewicht, etwa einer einmaligen Verspätung um wenige Minuten ohne betriebliche Auswirkungen. Je geringer der Verstoß, desto eher kann eine Abmahnung überzogen sein.

Für eine Abmahnung schreibt das Gesetz keine besondere Form vor. Sie kann auch mündlich erteilt werden. Abmahnen darf jede Person, die Ihnen gegenüber zu Weisungen über Ort, Zeit sowie Art und Weise der Arbeit berechtigt ist. Allerdings können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen zusätzliche Anforderungen aufstellen, etwa eine Anhörung vor Aufnahme der Abmahnung in die Personalakte. Wird eine solche Vorgabe verletzt, kann die Abmahnung zu entfernen sein.

Bei Mitgliedern des Betriebsrats gilt eine Besonderheit: Abgemahnt werden dürfen sie nur wegen Verletzungen ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten, nicht wegen der Art, wie sie ihr Amt ausüben. Mehr zum besonderen Schutz unter Kündigung von Betriebsratsmitgliedern.

Zwei weit verbreitete Annahmen halten einer rechtlichen Prüfung nicht stand:

„Der Arbeitgeber muss innerhalb von zwei Wochen abmahnen.“ Das stimmt nicht. Die Zwei-Wochen-Frist aus § 626 Abs. 2 BGB gilt nur für die fristlose Kündigung. Für die Abmahnung existiert keine solche Regelfrist. Lässt der Arbeitgeber aber lange Zeit verstreichen und duldet er das Verhalten erkennbar, kann das im Einzelfall gegen ihn sprechen.

„Nach zwei Jahren ist eine Abmahnung verbraucht.“ Auch das ist keine feste Regel. Wie lange eine Abmahnung Wirkung entfaltet, hängt von den Umständen ab – vor allem von der Schwere des Verstoßes und dem weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses.

Eine unberechtigte Abmahnung können Sie aus der Personalakte entfernen lassen. Sie können auch eine Gegendarstellung zur Abmahnung abgeben oder zunächst abwarten – die Richtigkeit lässt sich auch in einem späteren Kündigungsschutzverfahren noch bestreiten.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen: Erstens kann eine Abmahnung, die nur aus formalen Gründen zu entfernen ist, nach der Rechtsprechung trotzdem ihre Warnfunktion erfüllen, wenn der Vorwurf in der Sache zutrifft. Zweitens kann eine Abmahnung, die durch zahlreiche gleichartige Abmahnungen ohne Folgen entwertet wurde, ihre Warnwirkung verlieren – darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen.

Gerade wenn eine verhaltensbedingte Kündigung im Raum steht, entscheidet die Wirksamkeit vorangegangener Abmahnungen oft mit über den Ausgang. Einen Überblick über alle Schritte nach Erhalt einer Abmahnung finden Sie auf der Seite Abmahnung erhalten.

• Auf vermeintliche Fristen vertrauen: Weder für den Ausspruch noch für den „Verfall“ einer Abmahnung gibt es feste Fristen.
• Formfehler überschätzen: Eine formal fehlerhafte Abmahnung kann trotzdem warnen, wenn der Vorwurf zutrifft.
• Gleichartigkeit missverstehen: Eine spätere Kündigung kann nur auf einen Verstoß gestützt werden, der mit dem abgemahnten Verhalten vergleichbar ist.
• Nur auf die Abmahnung schauen: Auch Ihr Verhalten danach ist entscheidend – im abgemahnten Bereich ist besondere Sorgfalt angebracht.