Abmahnung aus der Personalakte entfernen – Anspruch und Vorgehen

Eine Abmahnung ist mehr als ein Blatt Papier. Sie kann Ihr berufliches Fortkommen beeinträchtigen, etwa bei Beförderungen, Versetzungen oder einer späteren Kündigung. Die Arbeitsgerichte geben Ihnen deshalb einen Anspruch auf Entfernung unberechtigter Abmahnungen. Er wird aus einer entsprechenden Anwendung von § 242 BGB und § 1004 BGB hergeleitet: Der Arbeitgeber darf Ihr allgemeines Persönlichkeitsrecht nicht durch unzutreffende oder unangemessene Einträge beeinträchtigen. Hinzu kommt seine Pflicht zur Rücksichtnahme auf Ihre Interessen aus § 241 Abs. 2 BGB.

Damit unterscheidet sich der Entfernungsanspruch klar von der Gegendarstellung zur Abmahnung: Diese stellt nur Ihre Sicht neben den Vorwurf. Die Entfernung beseitigt die Abmahnung vollständig.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommt eine Entfernung insbesondere in folgenden Fällen in Betracht:

Welche inhaltlichen Anforderungen eine Abmahnung erfüllen muss, erklärt der Ratgeber Abmahnung unwirksam ausführlich.

Ein falscher Vorwurf genügt

Viele Arbeitgeber packen mehrere Vorwürfe in eine Abmahnung. Das birgt für sie ein Risiko: Ist auch nur einer der Vorwürfe unzutreffend, muss nach ständiger Rechtsprechung die gesamte Abmahnung entfernt werden. Der Arbeitgeber kann danach allerdings eine neue Abmahnung aussprechen, die sich nur auf die zutreffenden Punkte beschränkt.

Berechtigte Abmahnung und Zeitablauf

Eine starre Frist, etwa „nach zwei Jahren“, gibt es nicht. Auch eine berechtigte Abmahnung kann aber irgendwann zu entfernen sein, wenn sie nach den Umständen des Einzelfalls für das Arbeitsverhältnis keinerlei Bedeutung mehr hat. Das Bundesarbeitsgericht verlangt dafür eine Gesamtabwägung: Wie schwer war der Verstoß? Wie lange liegt er zurück? Wie hat sich das Arbeitsverhältnis seitdem entwickelt? Bei gravierenden Pflichtverletzungen kann ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation lange fortbestehen.

Im Streit um die Entfernung trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die abgemahnten Tatsachen zutreffen und eine Pflichtverletzung vorliegt. Für Sie bedeutet das: Sie müssen nicht beweisen, dass Sie sich korrekt verhalten haben. Sie sollten die Vorwürfe aber konkret bestreiten und Ihre Version der Ereignisse nachvollziehbar schildern. Je genauer Ihre Gegenargumente sind, desto mehr muss der Arbeitgeber belegen.

1. Personalakte einsehen: Nach § 83 Abs. 1 BetrVG können Sie prüfen, welche Abmahnungen und Vermerke über Sie existieren.
2. Beweise sichern: Gedächtnisprotokoll, E-Mails, Zeitnachweise, Namen von Zeugen.
3. Schriftlich zur Entfernung auffordern: Begründen Sie sachlich, warum die Abmahnung unberechtigt ist, und setzen Sie eine angemessene Frist. Eine solche Aufforderung ist rechtlich nicht vorgeschrieben, verschafft dem Arbeitgeber aber die Möglichkeit, freiwillig einzulenken.
4. Betriebsrat einbeziehen: Sie können sich nach §§ 84, 85 BetrVG beschweren. Der Betriebsrat kann vermitteln.
5. Klage auf Entfernung: Lenkt der Arbeitgeber nicht ein, können Sie beim Arbeitsgericht beantragen, ihn zu verurteilen, die Abmahnung vom [Datum] aus der Personalakte zu entfernen. Das Verfahren beginnt – wie im Kündigungsschutzverfahren – mit einer Güteverhandlung.

Der Streitwert einer Klage auf Entfernung wird in der Praxis häufig mit einem Bruttomonatsgehalt pro Abmahnung bemessen; die Gerichte sind daran aber nicht gebunden. In der ersten Instanz trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst (§ 12a ArbGG), unabhängig vom Ausgang. Eine Rechtsschutzversicherung mit Arbeitsrechtsschutz übernimmt solche Verfahren häufig. Details finden Sie unter Kosten am Arbeitsgericht.

Eine Klage ist kein Muss. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts können Sie die Richtigkeit einer Abmahnung auch noch in einem späteren Kündigungsschutzprozess bestreiten, ohne sie vorher angegriffen zu haben. Ob Sie aktiv werden, hängt deshalb von mehreren Fragen ab:

• Wollen Sie langfristig im Betrieb bleiben? Dann kann eine saubere Personalakte besonders wichtig sein – ein Prozess kann das Verhältnis aber auch belasten.
• Wie gut ist Ihre Beweislage heute? Zeugen erinnern sich in einem Jahr womöglich nicht mehr.
• Droht konkret eine Kündigung? Dann kann es sinnvoll sein, die Abmahnung zeitnah klären zu lassen.
• Wie viele Abmahnungen gibt es? Mehrere zweifelhafte Abmahnungen in kurzer Zeit sprechen eher für ein aktives Vorgehen.

Endet Ihr Arbeitsverhältnis, besteht nach der Rechtsprechung grundsätzlich kein Anspruch mehr auf Entfernung, es sei denn, die Abmahnung kann Ihnen objektiv weiterhin schaden. Verhandeln Sie über einen Aufhebungsvertrag oder einen gerichtlichen Vergleich, sollten Sie deshalb ausdrücklich regeln, dass alle Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden. Typische Formulierungen und weitere wichtige Regelungen finden Sie unter Aufhebungsvertrag: Klauseln. Einen Überblick über alle Optionen bietet unsere Seite Abmahnung erhalten.

• Zu lange warten: Zwar läuft keine gesetzliche Frist, aber Ihre Beweislage verschlechtert sich mit der Zeit.
• Nur eine Gegendarstellung abgeben: Sie lässt die Abmahnung bestehen.
• Die Aufforderung unsachlich formulieren: Vorwürfe und Drohungen verhärten die Fronten.
• Neue Abmahnung unterschätzen: Nach einer Entfernung kann der Arbeitgeber berechtigte Punkte erneut abmahnen.
• Beim Aufhebungsvertrag vergessen: Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses ist es dafür meist zu spät.