Arbeitszeugnis prüfen?

Das Arbeitszeugnis ist für viele Arbeitnehmer das wichtigste Dokument beim Jobwechsel. Rechtsgrundlage ist § 109 der Gewerbeordnung. Danach hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das gilt unabhängig von Arbeitszeit und Vertragsart – also auch für Minijobber, Teilzeitkräfte, befristet Beschäftigte und Menschen, die noch in der Probezeit gekündigt wurden. Für Auszubildende enthält das Berufsbildungsgesetz eine eigene, inhaltlich ähnliche Regelung.

Es spielt auch keine Rolle, wer das Arbeitsverhältnis beendet hat. Ob Sie selbst kündigen, eine Kündigung erhalten haben oder einen Aufhebungsvertrag unterschreiben: Der Anspruch auf ein Zeugnis bleibt. Der Arbeitgeber darf die Ausstellung auch nicht davon abhängig machen, dass Sie etwa Arbeitsmittel zurückgeben oder auf andere Ansprüche verzichten.

Das Gesetz unterscheidet zwei Arten von Zeugnissen. Welche Sie erhalten, entscheiden letztlich Sie:

In der Praxis sollten Sie fast immer ausdrücklich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen. Ein einfaches Zeugnis wirft bei künftigen Arbeitgebern schnell die Frage auf, ob es etwas zu verbergen gibt. Nur bei sehr kurzen Tätigkeiten oder in Ausnahmefällen, in denen eine Bewertung voraussichtlich schlecht ausfallen würde, kann ein einfaches Zeugnis die klügere Wahl sein.

Ein Zwischenzeugnis wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses erteilt. Einen ausdrücklichen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es nicht, nach der Rechtsprechung folgt er aber aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, wenn Sie einen berechtigten Grund haben. Typische Anlässe sind:

• Ihr direkter Vorgesetzter wechselt oder verlässt das Unternehmen,
• Sie werden versetzt oder übernehmen neue Aufgaben,
• eine längere Unterbrechung steht bevor, etwa Elternzeit,
• der Betrieb wird verkauft oder umstrukturiert,
• Sie bewerben sich – oder Ihnen wurde eine Kündigung in Aussicht gestellt.

Manche Tarifverträge, etwa im öffentlichen Dienst, regeln den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ausdrücklich. Ein weiterer Vorteil: Hat der Arbeitgeber Ihnen ein gutes Zwischenzeugnis ausgestellt, ist er daran für das spätere Endzeugnis grundsätzlich gebunden. Von der früheren Bewertung darf er nur abweichen, wenn sich Ihre Leistung oder Ihr Verhalten danach tatsächlich verändert hat. Gerade wenn sich eine Trennung abzeichnet, kann ein rechtzeitig angefordertes Zwischenzeugnis deshalb wertvoll sein.

Zwei Grundsätze bestimmen den Inhalt jedes Arbeitszeugnisses, und sie stehen in einem gewissen Spannungsverhältnis. Der Grundsatz der Zeugniswahrheit verlangt, dass alle Angaben zutreffen und das Zeugnis vollständig ist. Ein künftiger Arbeitgeber soll sich darauf verlassen können. Der Grundsatz des Wohlwollens verlangt, dass das Zeugnis aus der Sicht eines verständigen Arbeitgebers formuliert ist und Ihr berufliches Fortkommen nicht unnötig erschwert. Einmalige Vorfälle, die für das Gesamtbild nicht prägend waren, gehören deshalb nicht hinein.

Hinzu kommt der Grundsatz der Zeugnisklarheit: Nach § 109 Abs. 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage treffen sollen. Damit sind versteckte Botschaften und sogenannte Geheimcodes ausdrücklich verboten. Welche Formulierungen welcher Note entsprechen und woran Sie verdeckte Abwertungen erkennen, erklären wir ausführlich auf der Seite Arbeitszeugnis: Formulierungen und Noten.

Was nicht ins Zeugnis gehört

• Krankheiten und krankheitsbedingte Fehlzeiten
• Betriebsratstätigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit, Schwerbehinderung
• Der Kündigungsgrund und die Frage, wer gekündigt hat – sofern Sie das nicht wünschen
• Einmalige Fehler oder Abmahnungen, die für das Gesamtbild nicht prägend sind
• Elternzeit oder andere Unterbrechungen, solange sie im Verhältnis zur Gesamtdauer nicht so erheblich sind, dass ohne ihre Erwähnung ein falscher Eindruck entstünde

Ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt üblicherweise einem festen Aufbau:

1. Überschrift – „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“
2. Einleitung – Name, Geburtsdatum (nur mit Ihrem Einverständnis), Dauer und Position
3. Unternehmensbeschreibung – kurz, optional
4. Tätigkeitsbeschreibung – Aufgaben, Verantwortung, Befugnisse, gegebenenfalls Entwicklung im Unternehmen
5. Leistungsbeurteilung – Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, zusammengefasst in der Gesamtnote
6. Verhaltensbeurteilung – Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden
7. Schlussformel – Beendigungsgrund (falls gewünscht), Dank, Bedauern, Zukunftswünsche
8. Ort, Datum, Unterschrift – Datum ist in der Regel der Beendigungstag

Gerade die Tätigkeitsbeschreibung wird oft unterschätzt. Sie zeigt einem neuen Arbeitgeber, was Sie tatsächlich gemacht haben. Wichtige Projekte, Führungsverantwortung oder Spezialkenntnisse gehören hinein – ein lückenhafter Aufgabenkatalog kann ebenso schaden wie eine schwache Note.

Das Zeugnis muss schriftlich erteilt werden. Üblich und von der Rechtsprechung erwartet ist ein Ausdruck auf dem Geschäftspapier des Unternehmens, ohne Flecken, Streichungen oder Rechtschreibfehler, die einen negativen Eindruck erwecken. Unterschreiben muss eine Person, die Ihnen gegenüber weisungsbefugt war oder im Unternehmen ranghöher steht; ihre Funktion sollte erkennbar sein. Eine elektronische Form ist nach § 109 Abs. 3 GewO nur mit Ihrer Einwilligung zulässig. Ein Zeugnis, das nur als einfacher Scan per E-Mail kommt, müssen Sie deshalb nicht akzeptieren.

Der Anspruch entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Haben Sie eine Kündigung erhalten, können Sie aber schon während der Kündigungsfrist ein Zeugnis verlangen, um sich bewerben zu können. Läuft ein Kündigungsschutzverfahren, gilt Ähnliches: Sie müssen nicht bis zum Ende des Prozesses warten.

Rechtlich ist das Zeugnis eine sogenannte Holschuld – Sie müssten es also grundsätzlich im Betrieb abholen. In der Praxis wird es meist per Post verschickt; ist Ihnen das Abholen nicht zumutbar, muss der Arbeitgeber es Ihnen zusenden. Fordern Sie das Zeugnis schriftlich an, nennen Sie ausdrücklich das „qualifizierte Arbeitszeugnis“ und setzen Sie eine angemessene Frist von etwa zwei Wochen. Achten Sie auf mögliche Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag, die nach der Rechtsprechung auch den Zeugnisanspruch erfassen können.

Arbeitszeugnisse verwenden eine eigene Sprache. Hinter Wendungen wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ oder „im Großen und Ganzen“ verbergen sich Notenstufen von „sehr gut“ bis „mangelhaft“. Auch was nicht im Zeugnis steht, kann eine Aussage sein – etwa eine fehlende Erwähnung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten. Eine ausführliche Notentabelle, typische Codes und Hinweise zur Schlussformel finden Sie auf der Unterseite Arbeitszeugnis-Formulierungen und Noten.

Ist Ihr Zeugnis zu schlecht, unvollständig oder formal fehlerhaft, können Sie eine Korrektur verlangen. Rechtlich handelt es sich um den fortbestehenden Anspruch auf ein ordnungsgemäßes Zeugnis. Entscheidend ist, wer was beweisen muss: Wollen Sie eine überdurchschnittliche Note, müssen Sie Ihre Leistungen belegen; vergibt der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Note, muss er diese begründen. Wie Sie dabei vorgehen und welche Fristen zu beachten sind, erläutern wir unter Arbeitszeugnis-Berichtigung.

Bei Trennungen wird das Zeugnis oft zum Bestandteil einer Einigung. In einem Aufhebungsvertrag oder in einem gerichtlichen Vergleich – häufig im Gütetermin vor dem Arbeitsgericht – lässt sich eine bestimmte Note oder sogar der vollständige Zeugnistext vereinbaren. Das hat den Vorteil, dass später kein Streit über die Bewertung mehr entsteht. Achten Sie darauf, dass die Vereinbarung konkret ist: „Ein wohlwollendes Zeugnis“ ist kaum durchsetzbar, „ein Zeugnis mit der Gesamtnote gut, entsprechend dem beigefügten Entwurf“ dagegen schon.

• Kein qualifiziertes Zeugnis verlangen: Ohne Ihren ausdrücklichen Wunsch darf der Arbeitgeber sich auf ein einfaches Zeugnis beschränken.
• Monatelang abwarten: Wer sich spät meldet, riskiert, dass Ansprüche verfallen oder verwirkt sind.
• Nur auf die Note achten: Eine lückenhafte Tätigkeitsbeschreibung oder ein fehlendes Verhaltensurteil kann genauso schaden.
• Pauschal „besser“ verlangen: Benennen Sie konkrete Stellen und schlagen Sie eigene Formulierungen vor.
• Vergleich ohne Zeugnisregelung: Wird bei einer Einigung das Zeugnis vergessen, beginnt der Streit später von vorn.