Urlaubsabgeltung – so wird Ihr Resturlaub bei Kündigung ausgezahlt

Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses gilt ein klarer Grundsatz: Urlaub dient der Erholung und soll in Freizeit genommen werden. Eine Auszahlung des gesetzlichen Mindesturlaubs ist deshalb grundsätzlich ausgeschlossen. Anders sieht es aus, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Kann der Urlaub dann nicht mehr gewährt werden, verwandelt er sich nach § 7 Abs. 4 BUrlG in einen Geldanspruch – die Urlaubsabgeltung.

Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, wie das Arbeitsverhältnis endet: durch Kündigung des Arbeitgebers, Eigenkündigung, Aufhebungsvertrag, Ablauf einer Befristung oder Eintritt in die Rente. Er umfasst den gesetzlichen Mindesturlaub, gegebenenfalls den Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen und in der Regel auch den vertraglichen Mehrurlaub – es sei denn, Arbeits- oder Tarifvertrag regeln den Mehrurlaub ausdrücklich abweichend.

Bevor Sie rechnen, müssen Sie wissen, wie viele Urlaubstage noch offen sind. Dazu gehören der Urlaub des laufenden Jahres, eventuell übertragene Tage aus dem Vorjahr und – häufig übersehen – Urlaub aus noch weiter zurückliegenden Jahren, der wegen fehlender Hinweise des Arbeitgebers nicht verfallen ist.

Teilurlaub im Austrittsjahr

Für das Jahr des Ausscheidens regelt § 5 BUrlG, wann nur ein anteiliger Anspruch besteht:

Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 BUrlG auf volle Tage aufgerundet. Für vertraglichen Mehrurlaub kann der Arbeitsvertrag eine anteilige Kürzung vorsehen; fehlt eine klare Regelung, gelten häufig die gesetzlichen Grundsätze. Haben Sie im selben Jahr bereits bei einem früheren Arbeitgeber Urlaub erhalten, wird dieser nach § 6 BUrlG angerechnet; dafür muss der alte Arbeitgeber Ihnen eine Urlaubsbescheinigung ausstellen. Ihren genauen Anspruch können Sie mit dem Urlaubsanspruch-Rechner ermitteln.

Lange galt: Wer seinen Urlaub nicht bis zum Jahresende oder spätestens bis zum 31. März des Folgejahres nimmt, verliert ihn. Diese Regel hat die Rechtsprechung grundlegend verändert. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 6. November 2018 (C-684/16) und dem darauf folgenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber seine sogenannten Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Er muss Sie

• konkret und rechtzeitig über Ihren noch offenen Urlaubsanspruch informieren,
• Sie auffordern, den Urlaub so rechtzeitig zu nehmen, dass er im Urlaubsjahr verbraucht werden kann, und
• Sie klar darauf hinweisen, dass der Urlaub andernfalls verfällt.

Hat der Arbeitgeber das versäumt, bleibt der Urlaub bestehen und wird ins nächste Jahr mitgenommen – unter Umständen über viele Jahre. Auch die Verjährung beginnt nach dem Urteil des EuGH vom 22. September 2022 (C-120/21) und dem Urteil des BAG vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) erst zu laufen, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt hat. Bei Langzeiterkrankten gelten Besonderheiten: Hier kann Urlaub nach der Rechtsprechung grundsätzlich 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres verfallen, wobei es auch dabei auf die Hinweise des Arbeitgebers ankommen kann.

Die Höhe der Urlaubsabgeltung richtet sich nach § 11 BUrlG. Maßgeblich ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Einbezogen werden regelmäßige Bestandteile wie Grundgehalt, Zulagen und in der Regel auch Provisionen. Nicht berücksichtigt wird der zusätzlich für Überstunden gezahlte Verdienst. Verdienstkürzungen durch Kurzarbeit, Arbeitsausfälle oder unverschuldete Arbeitsversäumnis im Berechnungszeitraum bleiben außer Betracht.

Bei festem Monatsgehalt hat sich eine vereinfachte Formel durchgesetzt: Drei Monatsgehälter entsprechen 13 Wochen. Diese teilen Sie durch die Zahl der Arbeitstage in diesem Zeitraum (13 × Arbeitstage pro Woche).

Formel: Monatsgehalt brutto × 3 ÷ (13 × Arbeitstage pro Woche) × offene Urlaubstage

Rechenbeispiele

Im dritten Beispiel hatte der Arbeitgeber nie auf den drohenden Verfall hingewiesen. Die zehn Tage aus Vorjahren sind deshalb nicht verfallen und werden mit abgegolten. Bei stark schwankendem Verdienst – etwa durch Provisionen oder Schichtzulagen – sollten Sie die tatsächlichen Beträge der letzten 13 Wochen zugrunde legen, statt mit der Vereinfachung zu rechnen.

Die Urlaubsabgeltung ist Arbeitslohn. Sie wird als sonstiger Bezug lohnversteuert und ist grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Anders als eine Abfindung ist sie keine Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes; die Fünftelregelung nach § 34 EStG kommt deshalb in der Regel nicht in Betracht. Wie die Besteuerung einer Abfindung funktioniert, erläutern wir unter Abfindung versteuern.

Für das Arbeitslosengeld gilt § 157 Abs. 2 SGB III: Haben Sie eine Urlaubsabgeltung erhalten oder zu beanspruchen, ruht der Anspruch auf Arbeitslosengeld für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs. Das Arbeitslosengeld beginnt also später, geht aber nicht verloren. Wie sich zusätzlich eine Abfindung auswirken kann, lesen Sie unter Abfindung und Arbeitslosengeld.

Viele Arbeitgeber versuchen, eine Urlaubsabgeltung zu vermeiden, indem sie den Resturlaub während der Kündigungsfrist gewähren. Das ist zulässig: Werden Sie unwiderruflich freigestellt und erklärt der Arbeitgeber eindeutig, dass der Resturlaub damit gewährt wird, ist der Urlaub verbraucht. Fehlt eine solche klare Erklärung, kann der Anspruch auf Abgeltung bestehen bleiben. Werden Sie während der Freistellung krank, gilt der Urlaub für die nachgewiesenen Krankheitstage nicht als genommen.

Bei Aufhebungsverträgen und gerichtlichen Vergleichen ist Vorsicht geboten. Auf den gesetzlichen Mindesturlaub kann nach § 13 BUrlG nicht im Voraus verzichtet werden. Allgemeine Ausgleichsklauseln wie „Mit dieser Vereinbarung sind alle Ansprüche erledigt“ sind dennoch gefährlich: Ob sie die Urlaubsabgeltung erfassen, hängt vom Zeitpunkt und vom Wortlaut ab. Lassen Sie solche Regelungen vor der Unterschrift prüfen – mehr dazu unter Klauseln im Aufhebungsvertrag. Wurde Ihnen Urlaub zuvor schon verweigert, sollten Sie das dokumentieren, weil es für den Verfall eine Rolle spielen kann.

Die Urlaubsabgeltung ist ein reiner Geldanspruch. Sie verjährt grundsätzlich nach drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis geendet hat. Häufig gilt aber eine viel kürzere Ausschlussfrist aus dem Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag. Wird der Anspruch nicht rechtzeitig in der vorgeschriebenen Form geltend gemacht, kann er verfallen. Bei Tod des Arbeitnehmers geht der Abgeltungsanspruch nach der Rechtsprechung auf die Erben über.

• Alten Urlaub für verfallen halten: Ohne Hinweis des Arbeitgebers bleibt Urlaub oft über Jahre bestehen.
• Mit dem Netto rechnen: Die Abgeltung wird brutto berechnet und dann versteuert.
• Überstunden einrechnen: Zusätzliche Überstundenvergütung zählt nach § 11 BUrlG nicht zum Berechnungsverdienst.
• Ausgleichsklausel unterschreiben: Pauschale Erledigungsklauseln können Ansprüche gefährden.
• Abrechnung nicht prüfen: Viele Arbeitgeber zahlen die Abgeltung zu niedrig oder vergessen sie ganz – prüfen Sie die letzte Lohnabrechnung genau.